Fundada em 1959, a Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUCPR) tem consolidado sua reputação como uma instituição de excelência no cenário nacional e internacional. Luciana Mariano Batista, coordenadora da área de Empregabilidade, desempenha um papel fundamental na melhoria contínua dos serviços oferecidos aos estudantes e alumni. Neste estudo de caso, exploraremos como a parceria com a Symplicity transformou a gestão de estágios e impulsionou os serviços de empregabilidade da PUCPR.
Desafios Iniciais
Antes da implementação da Symplicity em 2019, a PUCPR, com uma posição destacada no cenário educacional, ainda assim enfrentava desafios significativos, como filas extensas no atendimento presencial, coleta manual de assinaturas em documentos físicos e o risco de erros em processos que demandavam tempo e recursos consideráveis.
"O nosso atendimento presencial chegou a cair de 120 para 10 a 12 por dia devido às filas. A Symplicity nos permitiu digitalizar e ampliar nossos serviços, tornando possível atuar tanto presencialmente quanto online, especialmente durante os desafios da pandemia".
Luciana Mariano Batista
Coordenadora da Área de Empregabilidade da PUC PR
A Escolha da Symplicity
A PUCPR escolheu a Symplicity pela abrangência da solução, que não apenas gerenciava estágios, mas também integrava orientação de carreiras, workshops e trilhas de desenvolvimento para os estudantes. A facilidade de uso, suporte contínuo e a capacidade de se adaptar às necessidades específicas da universidade foram fatores decisivos.
Luciana enfatiza: "Precisávamos de uma ferramenta que nos auxiliasse não apenas na gestão de estágios, mas que também atendesse aos outros serviços que possuímos. A Symplicity trouxe a organização que precisávamos, proporcionando maior agilidade e controle dos nossos processos e consequentemente uma melhor experiência para nossos estudantes".
Resultados Obtidos
- Eficiência Operacional: A mudança para um ambiente digital reduziu drasticamente as filas presenciais, permitindo que a equipe oferecesse serviços tanto presencialmente quanto online, uma necessidade acentuada durante a pandemia.
- Simplicidade para Estudantes: A coleta de assinaturas e a burocracia foram simplificadas, proporcionando aos estudantes uma experiência mais fácil e rápida na obtenção de documentos necessários para estágios.
- Conformidade e Segurança: A solução da Symplicity bloqueia cadastros que não atendem à legislação de estágio, minimizando riscos trabalhistas e garantindo conformidade em todas as operações.
Utilização Abrangente
A PUCPR integrou a Symplicity em praticamente todos os serviços, desde a gestão de estágios até a construção do Observatório de Carreiras e Mercado. A solução se tornou vital para entender a empregabilidade dos estudantes e a evolução das profissões.
Luciana compartilha: "Hoje a solução do Contratanet da Symplicity está inserida em praticamente todos os nossos serviços e fazemos questão disso. Impulsionamos a cada ano o número de acessos de estudantes e egressos, assim temos o controle de acionamentos e participação aos serviços da área."
Economia e Aumento de Produtividade
A implementação da Symplicity permitiu que a PUCPR consolidasse processos dispersos, economizando tempo e recursos. O impacto na gestão de mais de 5.000 termos de estágio anuais é inestimável, proporcionando uma transição suave durante auditorias e fiscalizações.
Métricas de Sucesso
A universidade agora gerencia mais de 11.000 termos de estágio anualmente na plataforma, monitorando dados cruciais para a segurança dos estudantes e cumprindo obrigações legais. Os serviços de workshops e orientação de carreiras mostraram crescimento notável, com 30% dos estudantes atendidos sendo contratados em vagas de estágio.
Suporte e Parceria Contínua
A PUCPR destaca o suporte eficaz da Symplicity, desde a resolução ágil de problemas até webinars mensais e reuniões semanais de apoio. A colaboração resultou em melhorias personalizadas, como o desenvolvimento de um novo fluxo para agentes de integração.
"Quando adquirimos a ferramenta, não tínhamos um fluxo que contemplasse os agentes de integração – o que tornava o processo um pouco confuso para o estudante. Em parceria, explicamos nossa necessidade para o suporte, encaminhou para desenvolvimento de um novo fluxo que atendia a necessidade. Isso trouxe muitos ganhos para todos".
Luciana Mariano Batista
Coordenadora da Área de Empregabilidade da PUC PR
Futuro com a Symplicity
Além dos serviços já utilizados, a PUCPR planeja expandir o uso da Symplicity para programas de mentoring. A universidade permanece atenta às atualizações e melhorias contínuas oferecidas pela solução.
Luciana revela: "Iniciaremos a utilização da solução para aplicação de programa de mentoring, e sempre estamos acompanhando as melhorias que a solução oferece para aproveitarmos."
A implementação da Symplicity na PUCPR não apenas resolveu desafios operacionais, mas também impulsionou os serviços de empregabilidade, permitindo que a universidade ofereça uma experiência mais eficiente e personalizada aos estudantes. A parceria contínua promete novas oportunidades de inovação e crescimento.
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